Privacy verklaring – uitgebreid

Trema Kinderopvang en Welzijn verwerkt persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens gaan over de personen waarmee we contact onderhouden en waaraan we onze diensten verlenen. Dit zijn onder meer klanten van Trema Kinderopvang en Welzijn. Maar ook verwerken we persoonsgegevens van vrijwilligers, contactpersonen van klanten, leveranciers of business- en netwerkpartners van Trema Kinderopvang en Welzijn.

Persoonsgegevens zijn allerlei soorten gegevens die betrekking hebben op een specifieke persoon. Denk aan: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook een omschrijving van de hulpvraag of de thuissituatie. Deze gegevens hebben wij nodig voor de dienstverlening en vaak zijn we ook wettelijk verplicht deze te verzamelen.

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens bij Trema Kinderopvang en Welzijn veilig zijn. En dat u ons uw persoonsgegevens toevertrouwt. Daarom hebben we onze procedures aangepast en ook een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die binnen Trema toezicht houdt op de toepassing van de privacywetgeving.

 

Wanneer u uw kind aanmeldt voor opvang bij Trema, vragen wij persoonsgegevens van u als ouder(s) en van uw kind. Deze gegevens hebben wij nodig om het contract dat we met u sluiten uit te kunnen voeren en goede opvang te bieden. Daarnaast leggen wij o.a. op aanwijzing van de Belastingdienst financiële gegevens van u vast. Dit is noodzakelijk voor de betaling van de opvang en verantwoording van de Kinderopvangtoeslag. We leggen in hoofdlijnen de volgende gegevens van u en uw kind vast:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Contactgegevens van noodadres en huisarts
  • Informatie over de gezondheid, als dat nodig is
  • Identificatiegegevens zoals Burgerservicenummer  
  • Financiële gegevens zoals inkomen, facturen, betaalgegevens en betaalstatus
  • Beeldmateriaal

 

Bij de inschrijving van uw kind kunt u aangeven of en welke portretrechten u aan Trema verleent zodat helder is of er foto’s van uw kind tijdens activiteiten gemaakt mogen worden en met welk doel. U kunt deze rechten op ieder moment wijzigen binnen het systeem Konnect waarvoor u een inlogaccount ontvangt. In deze omgeving heeft u inzage in de persoonsgegevens die wij van u en uw kind hebben geregistreerd.

 

Wij registreren gedurende de contractperiode de ontwikkeling van uw kind van 0 – 4 jaar. Wij leggen de volgende gegevens vast:

  • cognitieve, sociaal emotionele, spel-, motorische en de taalontwikkeling
  • ontluikende taal- en cijfergeletterdheid
  • betrokkenheid bij activiteiten
  • indruk van het welbevinden en risicofactoren
  • moedertaal van uw kind

 

Van kinderen op de buitenschoolse opvang registreren wij gedurende de contractperiode:

  • Naam en geboortedatum
  • Bevindingen over het welbevinden van het kind in de groep
  • Bevindingen over sociaal-emotionele ontwikkeling

 

Delen met derden
Alleen als er aanleiding voor is, bespreken we, na uw toestemming, de bevindingen met het consultatiebureau (kinderen 0-4 jaar) of de leerkracht van de basisschool van uw kind (bso). Met uw toestemming dragen wij de gegevens over aan de basisschool waar uw kind na de opvang naartoe gaat.

 

Bewaartermijn gegevens
De gegevens die noodzakelijk zijn voor de verantwoording aan de Belastingdienst bewaren wij tot zeven jaar na afloop van de overeenkomst. De overige informatie wordt binnen een jaar na afloop van het contract uit ons systeem verwijderd.

 

Dienstverlening Welzijn

Onder Welzijn vallen uiteenlopende diensten waar verschillende eisen zijn gesteld aan de vast te leggen persoonsgegevens. Voor een aantal diensten is wettelijk bepaald wat Trema dient te registreren. Het uitgangspunt is dat we alleen die gegevens vast leggen die minimaal noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst of die wettelijk zijn bepaald.

Psychosociale hulpverlening
In het kader van psychosociale hulpverlening – begeleiding bij een combinatie van problemen met gevoelens en gedachten (psychisch) met problemen met andere mensen of instanties (sociaal)-  registreren wij alleen die gegevens die van belang zijn om goede hulp te kunnen verlenen, zoals:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Uw hulpvraag
  • Identificatiegegevens zoals geboortedatum
  • Justitiële gegevens indien relevant voor de hulpverlening
  • Medische gegevens indien relevant voor de hulpverlening
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Alleen met uw toestemming en als het noodzakelijk is voor de goede behandeling van uw hulpvraag, delen wij uw gegevens met partners in de zorg, bijvoorbeeld binnen het sociaalwijkteam.

 

Psychosociale hulpverlening bij schulden
Trema werkt nauw samen met Loket Altena en de Kredietbank voor mensen in een schuldhulpverleningstraject. Naast psychosociale hulp helpt Trema u het noodzakelijke dossier samen te stellen dat u bij de Kredietbank moet aanleveren om in aanmerking te komen voor schuldhulp. Voor dit dossier verzamelen we alleen gegevens die relevant zijn voor uw hulpvraag en nodig voor schuldhulp, zoals: Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres

  • Identificatiegegevens zoals geboortedatum en Burgerservicenummer, kopie identiteitsbewijs
  • Financiële gegevens zoals bankgegevens en facturen
  • Justitiële gegevens zoals openstaande boetes
  • Informatie over de gezondheid
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u en schuldeisers

 

Hulpverlening bij huiselijk geweld
In het kader van huiselijk geweld werkt Trema samen met Veilig Thuis, het CJG en het sociaalwijkteam. Trema en Veilig Thuis mogen gegevens uitwisselen zonder uw toestemming. De gegevens die Trema minimaal vastlegt:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Melding van Veilig Thuis
  • Contactgegevens van alle betrokkenen.
  • Justitiële gegevens indien relevant
  • Medische gegevens indien relevant
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u en betrokkenen

 

Bewaartermijn
Uw gegevens bewaren wij tot vier jaar na afronding van de hulpverlening en worden dan verwijderd.

 

Urgentieverklaringen woningtoewijzing en woonzorgindicatie
Voor woningcorporatie Woonlinie beoordeelt Trema de noodzaak voor een urgentieverklaring voor een woning. Ook stelt de woonzorgindicatieconsulent vast of u in aanmerking komt voor een aangepaste woning met zorg. Om deze afweging te kunnen maken en om contact met u of andere betrokkenen te kunnen onderhouden heeft Trema de volgende gegevens van u nodig:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Geboortedatum
  • Justitiële gegevens indien relevant
  •  Medische gegevens indien relevant
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Bewaartermijn
Uw gegevens verwijderen wij nadat u een woning heeft toegewezen gekregen, of na twee jaar na indicatie waarvan u geen gebruik maakt.

 

Vroeg eropaf
Trema werkt samen met woningcorporaties, zorgverzekeraars en energiemaatschappijen om te voorkomen dat mensen in de schulden raken. Wanneer u een betalingsachterstand heeft bij een van de genoemde instanties, krijgt Trema hier bericht van en zoekt contact met u om, als u dat wenst, hulp te bieden. De meldende instantie krijgt een terugmelding van de afspraak met de klant.

De partijen die samenwerken in de Vroeg eropaf aanpak hanteren hiervoor een gezamenlijke privacy verklaring.

 

Formulierenbrigade
Vrijwilligers van de Formulierenbrigade helpen u met het invullen van allerhande (overheids)formulieren. Om zicht te hebben op uw vraag en hoe de vrijwilliger u heeft geholpen legt de coördinator van de Formulierenbrigade, een medewerker van Trema,de volgende gegevens van u vast:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
  • Uw hulpvraag
  • Kort verslag van de hulp die de vrijwilliger u heeft geboden
  • Naam van de vrijwilliger

Wanneer de vrijwilliger is ingezet op verzoek van het maatschappelijk werk, wordt het maatschappelijk werk ook op de hoogte gesteld van de afhandeling van uw hulpvraag.

 

Bewaartermijn
Deze gegevens verwijderen wij twee jaar nadat uw hulpvraag is afgerond.

 

Mantelzorgondersteuning
Indien u ondersteuning krijgt van of contact heeft met de mantelzorgconsulent legt deze, met uw toestemming,de volgende gegevens van u vast:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Het ziektebeeld van degene waaraan u mantelzorg verleent
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Bewaartermijn
De gegevens worden verwijderd nadat wij (door u) zijn geïnformeerd over het overlijden van de persoon waarvan u mantelzorger was.

 

Intensieve vrijwilligerszorg
Om een passende vrijwilliger voor u te kunnen zoeken, legt de consulent intensieve vrijwilligerszorg, met uw toestemming, een profiel van u vast:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
  • Identificatiegegevens zoals geboortedatum
  • Uw hulpvraag
  • Schets van de thuissituatie
  • Gezondheidsgegevens
  • Levensverhaal en hobby’s
  • Levensovertuiging, alleen met uw uitdrukkelijke toestemming en indien het een voorwaarde is waar een vrijwilliger voor u aan moet voldoen
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Er kunnen situaties zijn waarbij wij partners in de zorg willen raadplegen over uw situatie.  Alleen met uw toestemming en alleen indien u daarbij bent gebaat, worden uw gegevens, mondeling gedeeld met partners in de zorg, bijvoorbeeld binnen het sociaalwijkteam.

 

Bewaartermijn
Uw gegevens bewaren wij tot vier jaar na afronding van de hulpverlening en worden dan verwijderd.

 

Trema vrijwilligers
Van vrijwilligers die zich inzetten binnen de dienstverlening van Trema slaan wij, om contact met u te kunnen onderhouden,de volgende gegevens op:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Geboortedatum
  • Verklaring omtrent gedrag, indien noodzakelijk voor het werk
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Bewaartermijn
Wanneer u aangeeft niet langer als vrijwilliger voor Trema te willen werken, verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk na een jaar uit ons systeem.

 

Online vacaturebank
Als u zich via de vacaturebank van het Servicepunt vrijwilligers aanmeldt voor vrijwilligerswerk, leggen wij daarmee vast uw:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Identificatiegegevens zoals geboortedatum
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Als u een vacature aanmeldt voor de organisatie waarvoor u een vrijwilliger zoekt, registreren wij:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer en emailadres van de organisatie waarvoor u werkt of waar u bent te bereiken

 

Vrijwilligersacademie
Wanneer u zich online aanmeldt voor een cursus van de vrijwilligersacademie registreert u daarmee uw:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres
  • Cursusvoorkeur

 

Individuele hulpverlening jongerenwerk
Wanneer een jongerenwerker jou coacht dan registreert hij/zij:

  • Contactgegevens zoals je voornaam en telefoonnummer
  • De hulpvraag
  • De gemaakte afspraken

Dit is vooral belangrijk wanneer de jongerenwerker een keer afwezig is en jij daarover geïnformeerd moet worden.

 

Bewaartermijn
Jouw gegevens worden na een jaar na afronding van het coachingstraject verwijderd.

 

Maaltijdservice
Voor de levering van maaltijden aan huis registreren wij:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
  • Identificatiegegevens zoals Burgerservicenummer, geslacht en burgerlijke staat en geboortedatum
  • Dieetwensen en reden van aanvraag
  • Contactgegevens van uw huisarts en van een contactpersoon

Deze laatste gegevens slaan wij op voor het geval een van de vrijwilligers bij het leveren van de maaltijd signaleert dat het niet goed met u gaat, of indien er met de betaling iets niet goed gaat.

Bewaartermijn
Wanneer de maaltijdservice aan u stopt, verwijderen wij uw persoonsgegevens uit ons systeem.

 

Vrijwillige ouderenadviseurs (VOA’s)
Een VOA die bij u op huisbezoek komt, spreekt uitgebreid met u over onderwerpen als gezondheid, mobiliteit, financiën, sociaal netwerk, veiligheid etc. Dit zijn thema’s waar u mogelijk een hulpvraag over heeft. Trema legt alleen die gegevens van u vast die noodzakelijk zijn om aan uw vraag te kunnen voldoen. De overige informatie die de VOA’s ter oren komt, maar niet noodzakelijk is om u van dienst te kunnen zijn, leggen wij niet vast.

U kunt hierbij denken aan:

  • Contactgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
  • Uw hulpvraag
  • Schets van de thuissituatie, sociaal netwerk en financiën
  • Beperkingen als gevolg van gezondheidstoestand
  • Levensovertuiging, alleen met uw uitdrukkelijke toestemming en indien het een voorwaarde is voor de hulp die wij voor u zoeken
  • Gespreksverslagen van contactmomenten met u

 

Bewaartermijn
Uw gegevens verwijderen wij binnen een jaar nadat de dienstverlening aan u is afgerond

 

Hartenbrigade

  • Om u te informeren over de activiteiten van de Hartenbrigade waarvoor u zich heeft opgegeven, verwerken wij de volgende persoonsgegevens met uw toestemming:Naam, (email)adres, woonplaats en telefoonnummer
  • Geboortedatum

 

Contact met Trema

U kunt Trema telefonisch benaderen, via het contactformulier op de website of per email.

Wanneer de receptioniste u niet direct kan helpen of doorverbinden met de medewerker die u van dienst kan zijn met uw vraag, maakt de receptioniste een ‘Terugbelverzoek’ aan. In dit terugbelverzoek noteert de receptioniste uw naam, contactgegevens en de reden van het contactverzoek.

Wanneer u uw vraag via het contactformulier op de website stelt, registreert u uw naam, telefoonnummer en emailadres, het onderwerp van uw contactverzoek en de vraag of het bericht dat u wilt doorgeven.

Indien u contact zoekt per email bepaalt u zelf welke informatie u in de mail vastlegt, maar we beschikken dan automatisch over uw emailadres.

 

Cookies
De website van Trema hanteert slechts cookies die het functioneren van de site ondersteunen. Zonder deze cookies is de site beperkt toegankelijk.

 

Uw rechten
We zullen u informeren als we uw persoonsgegevens vastleggen en om toestemming vragen, wanneer dat nodig is. Daarnaast kunt u gebruik maken van uw privacyrechten onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te wissen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de registratie van uw persoonsgegevens. U kunt ons bellen of een mail sturen. Tevens kunt u eventuele klachten over deze verklaring of onze afhandeling van privacyverzoeken rechtstreeks melden bij de toezichthouder op de AVG, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij staan open voor uw vragen over privacy of wanneer u gebruik wilt maken van uw privacyrechten. U kunt dan contact opnemen via onderstaand telefoonnummer of per email uw vraag stellen of een verzoek aangeven. Wij reageren uiterlijk binnen één maand op uw verzoek.

 

Trema Kinderopvang en Welzijn

Telefoon: 0183 – 408444
Email: privacy@trema.org

Trema Kinderopvang en Welzijn kan deze Privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 26 november 2018.

ˆ
Naar boven
ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN © TREMA HOLDING 2019